La recherche des documents et leur visualisation dans ScanFile V8 sont
des tâches simples et faciles.
Les outils standards de recherche de document de ScanFile V8 sont
complets, ils vous permettent d’exécuter des recherches d’Index
simples, étendues avec les propriétés ET/OU, en mode texte intégral. |
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 Recherche simple |
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À partir de la “Boîte d’outils dossier”, sélectionnez l’option “Rechercher”
puis entrez les critères de recherche des documents dont vous avez
besoin. Une fois cette opération terminée, pressez l’icône “Rechercher”
et la recherche est effectuée. Une liste de sélections comportant les
noms des différents documents coïncidant avec les critères de recherche
définis, s’affiche à l’écran et la première page du premier document
figurant dans cette liste s’affiche.
L’utilisation de jokers, combinés à d’autres champs de mots-clés, permet
de réduire au minimum la liste de sélections et de cibler les enregistrements
désirés aussi précisément que possible. Plusieurs critères de
recherche peuvent être combinés pour restreindre le résultat de la
recherche.
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| Recherche étendue |
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Lorsqu’un document est numérisé ou importé, plusieurs types d’informations
sont enregistrés concernant le document, en plus des différents
champs affichés dans la boîte d’outils du dossier. Ces informations
incluent la date de création du document et le nom de l’utilisateur ayant
créé le document. En outre, si le document a subi des modifications, de
quelque nature que ce soit, la date à laquelle les dernières modifications
ont été effectuées et le nom de l’utilisateur ayant réalisé ces modifications
sont enregistrés.
L’option “Recherche étendue” permet à l’utilisateur de retrouver des
documents à partir du nom d’un utilisateur ou des modifications réalisées
sur un document.
De plus, les recherches pourront s’effectuer en “ET” ou/et en “OU”,
“DE” et “JUSQU’À”.
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| Recherche plein texte |
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En sélectionnant l’option «Recherche Plein texte”, vous pouvez lancer
une recherche plein texte. Ce menu n’apparaît que si une reconnaissance
optique de caractères a déjà été effectuée sur le dossier.
Une fois la recherche effectuée, une liste de sélections s’affiche. Cette
liste donne toutes les pages des fichiers pour lesquels une correspondance
avec le mot recherché a été trouvée. La liste présente le nombre
d’occurrences du mot par page.
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| Mode de recherche par mot-clé |
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| Si une liste de mots-clés a été appliquée à un dossier ou une bibliothèque,
vous pourrez utiliser des combinaisons de mots-clés et/ou
d’index pour composer vos recherches.
Lorsque vous utilisez les mots-clés pour effectuer des recherches dans
les documents, plusieurs mots-clés peuvent être sélectionnés en même
temps. En choisissant soit l’option ET ou l’option OU, la recherche
permet de trouver les documents qui contiennent l’ENSEMBLE des motsclés
sélectionnés qui leur sont appliqués, ou de trouver les documents
qui contiennent N’IMPORTE LEQUEL d’entre les mots-clés qui leur sont
appliqués. |
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| Liste de résultats |
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La liste de résultats, qui affiche la liste des documents répondant aux
critères de recherche lancés, peut être modifiée de façon à afficher les
informations de plusieurs façons différentes.
La largeur de la colonne, ainsi que l’ordre des colonnes au sein de la
liste de résultats, peuvent être modifiés.
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| Menu de Liste de résultats |
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Un menu déroulant permet l’accès aux options suivantes :
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tri croissant/décroissant, |
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impression de la liste de résultats, |
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export des documents vers un fichier, |
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copie du document vers le presse-papiers, |
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choix de la police de caractères et la taille d’affichage de la liste, |
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déplacer les pages d’un enregistrement, |
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copier toutes les pages d’un enregistrement, |
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coller les pages précédemment copiées ou déplacées, |
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envoyer vers… un répertoire, d’autres utilisateurs, email, un processus, |
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portfolio et export de données, |
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additionner les colonnes, |
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combiner les rangées, |
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supprimer les enregistrements et les documents sélectionnés, |
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filtrer l’image(s), |
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OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), |
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effectuer une reconnaissance de texte, |
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sélection Outil de sélection d’enregistrement. |
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| Liste personnelle |
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| La liste personnelle permet à un utilisateur de se construire une liste de
documents auxquels il peut se référer fréquemment, sans pour autant
avoir besoin de rechercher les répertoires ou les librairies inutilement. |
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| Recherche avec Codeless Connector |
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L’option Codeless Connector permet de relier des applicatifs sous
Windows à ScanFile V8.
La connection s’effectue dès lors que l’on peut connecter des champs
d’indexation de l’application tierce aux champs d’indexation de
ScanFile V8.
À partir de l’application tierce, trois types d’action peuvent être déclenchées
par des combinaisons de touches préprogrammées :
- rechercher
- modifier
- numériser
Exemple : à partir d’une gestion commerciale, et du champ numéro
client, il est possible de lancer une recherche directe dans ScanFile qui
ouvrira le dossier du client correspondant.
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