Après avoir démarré ScanFile, la fenêtre principale s'affiche à l'écran.
Cette fenêtre comporte une barre de menu Windows standard et différentes barres d'outils permettant un accès rapide aux différentes
fonctions d'applications. Lorsque vous lancez ScanFile pour la première fois, ce sont les paramètres par défaut qui sont normalement appliqués de façon à permettre à l'application de reconnaître lequel des dispositifs d'entrée elle doit utiliser et à quel endroit vous souhaitez enregistrer les documents.

Les documents numérisés ou importés dans ScanFile sont enregistrés dans des « répertoires ». Chaque répertoire peut être créé en donnant
une structure de champ correspondant aux différents types de document qui y sont enregistrés.
Lorsque vous créez un répertoire ScanFile, il est destiné à la sauvegarde de types spécifiques de documents. Un répertoire ScanFile contient toujours des documents numérisés ou importés, ainsi que les informations d’indexation associées à ces documents. Il peut également comporter la base de données de recherche par OCR.
Lorsque vous créez un répertoire, il vous est possible de lui attribuer un nom significatif (par exemples : Factures) et de paramétrer les champs
d’indexation correspondant aux divers documents qui seront enregistrés. Le répertoire est automatiquement sauvegardé vers le lecteur local ou
réseau que vous avez spécifié lors de la création.
Des répertoires peuvent être créés à n’importe quel endroit, localement ou sur un réseau. Si un répertoire est créé à la racine d’un disque ou d’un
lecteur réseau connecté, ScanFile déterminera ce répertoire comme répertoire par défaut.
Si un répertoire est créé dans un sous répertoire local ou dans un répertoire réseau, ce répertoire doit être partagé et ajouté dans la liste de
recherche de ScanFile. Lorsque vous créez un répertoire, vous pouvez lui attribuer un nom comportant jusqu’à 32 caractères et spécifier jusquíà dix champs d’une longueur maximale de 255 caractères par champ.
Des fonctionnalités particulières pourront être appliquées aux différents champs pour permettre une indexation rapide ou automatique en cours de numérisation des document ou en post-indexation.

Une liste prédéfinie de mots-clés peut être créée et affectée à un dossier.
Ceci correspond à un niveau d'indexation supplémentaire et permet d’attribuer dans tout document spécifique plusieurs mots-clés.